Datenschutz-Information des Verbandes der Historiker und Historikerinnen Deutschlands e.V. (VHD)

(Stand 25.05.2018)

Im Folgenden möchten wir Sie über die durch den Verband der Historiker und Historikerinnen Deutschlands e.V. (VHD) durchgeführte Verarbeitung personenbezogener Daten nach Maßgabe des Artikel 13 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden: DSGVO) hinweisen. Bitte lesen Sie sich unsere DatenschutzInformation sorgfältig durch. Sollten Sie Fragen oder Anmerkungen zu dieser Datenschutz-Information haben, können Sie diese jederzeit an die unter Ziffer 2 angegebene E-Mail-Adresse richten.

Inhaltsübersicht
1. Überblick
2. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
3. Zwecke der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen, die von dem Verband der Historiker und Historikerinnen Deutschlands e.V. (VHD) oder einem Dritten verfolgt werden sowie Kategorien von Empfängern
3.1. Aufrufen unserer Website
3.2. Abschluss, Durchführung oder Beendigung eines Vertrages
3.3. Datenverarbeitung zu Werbezwecken
3.4. Onlineauftritt und Webseiten-Optimierung
4. Übermittlung an Empfänger außerhalb der EU
5. Ihre Rechte
6. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten
7. Datensicherheitsmaßnahmen (optional)

1. Überblick
Die folgenden Datenschutzhinweise informieren Sie über Art und Umfang der Verarbeitung sogenannter personenbezogener Daten durch den Verband der Historiker und Historikerinnen Deutschlands e.V. (VHD). Personenbezogene Daten sind Informationen, die Ihrer Person direkt oder mittelbar zuzuordnen sind bzw. zugeordnet werden können.
Die Datenverarbeitung durch den Verband der Historiker und Historikerinnen Deutschlands e.V. (VHD) kann im Wesentlichen in zwei Kategorien unterteilt werden:
- Zum Zwecke der Vertragsabwicklung werden alle für die Durchführung eines Vertrages mit dem Verband der Historiker und Historikerinnen Deutschlands e.V. (VHD) erforderlichen Daten verarbeitet. Sind auch externe Dienstleister in die Abwicklung des Vertrages eingebunden, z.B. Logistikunternehmen oder Bezahldienstleister, werden Ihre Daten in dem jeweils erforderlichen Umfang an diese weitergegeben.
- Mit Aufruf der Website des Verbandes der Historiker und Historikerinnen Deutschlands e.V. (VHD) werden verschiedene Informationen zwischen Ihrem Endgerät und unserem Server ausgetauscht. Hierbei kann es sich auch um personenbezogene Daten handeln. Die so erhobenen Informationen werden u.a. dazu genutzt, unsere Website zu optimieren oder um Werbung im Browser Ihres Endgerätes anzuzeigen.
Den Vorgaben der DSGVO entsprechend haben Sie unterschiedliche Rechte, die Sie uns gegenüber geltend machen können. Hierzu zählt u.a. das Recht, Widerspruch gegen ausgewählte Datenverarbeitungen, insbesondere Datenverarbeitungen zu Werbezwecken, einlegen zu können. Die Möglichkeit zum Widerspruch ist drucktechnisch hervorgehoben.

Sollten Sie Fragen zu unseren Datenschutzhinweisen haben, können Sie sich jederzeit gern an unsere/-n betrieblichen Datenschutzbeauftragte/-n wenden. Die Kontaktdaten finden Sie nachfolgend.

2. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten und Auftragsverarbeitung
Diese Datenschutz-Information gilt für die Datenverarbeitung durch den Verband der Historiker und Historikerinnen Deutschlands e.V. (VHD), Frau Nora Hilgert c/o Goethe-Universität Frankfurt, Senckenberganlage 31-33, 60325 Frankfurt am Main, Tel. 069 – 798 32571, info@historikerverband.de („Verantwortlicher“), und für folgende Webseiten:
https://kmb-registration.de/historikertag2018/anmd334start.html

Der/die betriebliche Datenschutzbeauftragte des Verbandes der Historiker und Historikerinnen Deutschlands e.V. (VHD) ist unter der o.g. Anschrift, zu Hd. Abteilung Datenschutz, bzw. unter datenschutz@kmb-lentzsch.de erreichbar.

Der Betrieb der vorgenannten Internetseite(n) – und die damit verbundene Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten - erfolgt durch die Kongress- und MesseBüro Lentzsch GmbH, Gartenstraße 29, 61352 Bad Homburg, im Auftrag des Verantwortlichen.

3. Zwecke der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen, die von dem Verband der Historiker und Historikerinnen Deutschlands e.V. (VHD) oder einem Dritten verfolgt werden sowie Kategorien von Empfängern
3.1. Aufrufen unserer Website
Beim Aufrufen unserer Websitewerden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Websitegesendet und temporär in einem sogenannten Log-File gespeichert. Hierauf haben wir keinen Einfluss. Folgende Informationen werden dabei auch ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

• die IP-Adresse des anfragenden internetfähigen Gerätes,
• das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs,
• der Name und die URL der abgerufenen Datei,
• die Website, von der aus der Zugriff erfolgte (Referrer-URL),
• der von Ihnen verwendete Browser und ggfs. das Betriebssystem Ihres internetfähigen Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der IP-Adresse ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den nachfolgend aufgelisteten Zwecken der Datenerhebung. An dieser Stelle noch der Hinweis, dass uns aus den erhobenen Daten keine Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich sind und durch uns auch nicht gezogen werden.
Die IP-Adresse Ihres Endgerätes sowie die weiteren oben aufgelisteten Daten werden durch uns für folgende Zwecke genutzt:

• Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus,
• Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website/Applikation,
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
• weitere administrative Zwecke.

Die Daten werden für einen Zeitraum von 8 Wochen gespeichert und danach automatisch gelöscht. Des Weiteren verwenden wir für unsere Website sogenannte Cookies, Tracking-Tools, Targeting-Verfahren, sowie Social-Media-Plug-ins. Um welche Verfahren es sich dabei genau handelt und wie ihre Daten dafür verwendet werden, wird nachfolgend unter Ziffer 3.4. genauer erläutert.
Sofern Sie in Ihrem Browser bzw. in dem Betriebssystem oder andere Einstellungen Ihres Endgerätes der sogenannten Geolokalisation zugestimmt haben, verwenden wir diese Funktion, um Ihnen auf Ihren aktuellen Standort bezogene, individuelle Services (z.B. den Standort der nächstgelegenen Filiale) anbieten zu können. Ihre so verarbeiteten Standortdaten verarbeiten wir ausschließlich für diese Funktion. Beenden Sie die Nutzung werden die Daten gelöscht.

3.2. Abschluss, Durchführung oder Beendigung eines Vertrages
3.2.1. Datenverarbeitung bei Vertragsabschluss
Tätigkeitsgegenstand des Verbandes der Historiker und Historikerinnen Deutschlands e.V. (VHD) ist die Konzeption, Planung und Realisierung von Veranstaltungen – insbesondere im Bereich Medizin und Gesundheitswesen. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir die für den Abschluss, die Durchführung oder die Beendigung eines Vertrages erforderlichen Daten. Hierzu zählen:

• Vorname, Nachname
• Ggf. Geschlecht
• Rechnungs- und Lieferanschrift
• E-Mail-Adresse
• Rechnungs- und Bezahldaten
• ggf. Geburtsdatum
• ggf. Telefonnummer
• ggf. Faxnummer
• Klinik / Institut / Praxis
• beruflichen Tätigkeit

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO. Soweit wir Ihre Kontaktdaten nicht für werbliche Zwecke nutzen (siehe unten 3.3.) speichern wir die für die Vertragsabwicklung erhobenen Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen bzw. möglicher vertraglicher Gewährleistungs- und Garantierechte. Nach Ablauf dieser Frist bewahren wir die nach Handels- und Steuerrecht erforderlichen Informationen des Vertragsverhältnisses für die gesetzlich bestimmten Zeiträume auf. Für diesen Zeitraum (regelmäßig zehn Jahre ab Vertragsschluss) werden die Daten allein für den Fall einer Überprüfung durch die Finanzverwaltung erneut verarbeitet.

3.2.2. Identität, Bonität und Übermittlung an Auskunfteien
Soweit erforderlich überprüfen wir unter Hinzuziehung von Informationen von Dienstleistern Ihre Identität. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) sowie Buchstabe f) DSGVO. Die Berechtigung hierzu ergibt sich dabei aus dem Schutz Ihrer Identität und der Vermeidung von Betrugsversuchen zu unseren Lasten. Der Umstand und das Ergebnis unserer Anfrage wird Ihrem Kundenkonto bzw. Ihrem Gastkonto für die Dauer des Vertragsverhältnisses hinzugespeichert.
Für den Fall einer Zahlungsverzögerung übermitteln wir bei Vorliegen der sonstigen gesetzlichen Voraussetzungen die erforderlichen Daten an ein mit der Geltendmachung der Forderung beauftragtes Unternehmen. Rechtsgrundlagen hierfür sind sowohl Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) als auch Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Die Geltendmachung einer vertraglichen Forderung ist als ein berechtigtes Interesse im Sinne der zweitgenannten Vorschrift anzusehen. Informationen über die Zahlungsverzögerung oder einen etwaigen Forderungsausfall übermitteln wir bei Vorliegen der sonstigen gesetzlichen Voraussetzungen zudem an mit uns kooperierende Auskunfteien. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Das hiernach erforderliche berechtigte Interesse ergibt sich aus unserem sowie dem Interesse Dritter an einer Reduzierung von Vertragsrisiken für zukünftige Verträge.

3.2.3. Weitergabe Ihrer Daten zur Vertragserfüllung
Zur Ausführung und Abwicklung der von uns selbst oder von uns im Auftrag durchgeführten Veranstaltungen, leiten wir Ihre personenbezogenen Daten an den Vertragspartner (z.B. Veranstalter) weiter.
Rechtsgrundlage für die Weitergabe Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO

3.2.4. Kontaktformular
Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
Die Datenverarbeitung zum Zwecke der Kontaktaufnahme mit uns erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO auf Grundlage Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Nutzung Ihrer zum Zwecke der Kontaktaufnahme übermittelten Daten zu widersprechen. Im Falle des Widerspruchs werden Ihre Daten umgehend gelöscht. In diesem Fall ist uns eine abschließende Bearbeitung Ihres Anliegens ggf. nicht möglich.
Soweit die Datenverarbeitung zum Zwecke einer konkreten vertragsbezogenen Anfrage – einschließlich solcher zur Anbahnung eines Vertrags - erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Die für die Benutzung des Kontaktformulars von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Erledigung der von Ihnen gestellten Anfrage automatisch gelöscht oder wenn der Zweck der Speicherung entfallen ist.

3.3. Datenverarbeitung zu Werbezwecken
3.3.1. Werbezwecke des Verbandes der Historiker und Historikerinnen Deutschlands e.V. (VHD) und von Dritten
Soweit Sie mit uns einen Vertrag abgeschlossen haben, führen wir Sie als Bestandskunden. In diesem Fall verarbeiten wir Ihre postalischen Kontaktdaten außerhalb des Vorliegens einer konkreten Einwilligung, um Ihnen auf diesem Wege Informationen über neue Produkte und Dienstleistungen zukommen zu lassen. Von Zeit zu Zeit übermitteln wir Ihre postalischen Kontaktdaten an von uns besonders sorgfältige ausgewählte Vertragspartner aus den Bereichen Handel und Telekommunikation, damit auch diese Sie über deren Produkte informieren können. Ihre E-Mail-Adresse verarbeiten wir, um Ihnen außerhalb des Vorliegens einer konkreten Einwilligung Informationen für eigene, ähnliche Produkte zukommen zu lassen.

3.3.2. Interessengerechte Werbung
Damit Sie nur solche Informationen erhalten, die für Sie von vermeintlichem Interesse sind, kategorisieren und ergänzen wir Ihr Kundenprofil um weitere Informationen. Verwendet werden hierfür sowohl statistische Informationen als auch Informationen zu Ihrer Person (z.B. Basisdaten Ihres Kundenprofils). Ziel ist es, Ihnen allein an Ihren tatsächlichen oder vermeintlichen Bedürfnissen orientierte Werbung zukommen zu lassen und Sie entsprechend nicht mit unnützer Werbung zu belästigen.
Rechtsgrundlage für die vorgenannten Verarbeitungen ist jeweils Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Die so erfolgende Verarbeitung von Bestandskundendaten zu eigenen Werbezwecken bzw. zu Werbezwecken Dritter ist als ein berechtigtes Interesse anzusehen.

3.3.3. Widerspruchsrecht
Gegen die Datenverarbeitung zu vorgenannten Zwecken können Sie jederzeit kostenfrei, für den jeweiligen Kommunikationskanal gesondert und mit Wirkung für die Zukunft Widerspruch einlegen. Hierfür genügt eine E-Mail oder ein postalisches Schreiben an die unter 1. genannten Kontaktdaten.
Soweit Sie Widerspruch einlegen wird die betroffene Kontaktadresse für die weitere werbliche Datenverarbeitung gesperrt. Wir weisen darauf hin, dass es in Ausnahmefällen auch noch nach Eingang Ihres Widerspruchs zu einem Versand von Werbematerial kommen kann. Dies ist technisch bedingt und bedeutet nicht, dass wir Ihren Widerspruch nicht umsetzen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

3.4. Onlineauftritt und Webseitenoptimierung
3.4.1. Cookies – Allgemeine Hinweise
Wir setzen auf unserer Website auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO sogenannte Cookies ein. Unser Interesse, unsere Webseite zu optimieren, ist dabei als berechtigt im Sinne der vorgenannten Vorschrift anzusehen. Bei Cookies handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite besuchen. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an, enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstige Schadsoftware. In dem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten. Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Angebots für Sie angenehmer zu gestalten. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten unserer Website bereits besucht haben oder Sie sich bereits in Ihrem Kundenkonto angemeldet haben. Diese werden nach Verlassen unserer Seite automatisch gelöscht. Darüber hinaus setzen wir ebenfalls zum Zweck der Benutzerfreundlichkeit temporäre Cookies ein, die für einen bestimmten festgelegten Zeitraum auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Besuchen Sie unsere Seite erneut, um unsere Dienste in Anspruch zu nehmen, wird automatisch erkannt, dass Sie bereits bei uns waren und welche Einga-ben und Einstellungen sie getätigt haben, um diese nicht noch einmal eingeben zu müssen.
Zum anderen setzen wir Cookies ein, um die Nutzung unserer Website statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Sie auszuwerten sowie um speziell auf Sie zugeschnittene Informationen einzublenden. Diese Cookies ermöglichen es uns, bei einem erneuten Besuch unserer Seite automatisch zu erkennen, dass Sie bereits bei uns waren. Diese Cookies werden nach einer jeweils definierten Zeit automatisch gelöscht. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer ge-speichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neues Cookie angelegt wird. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu führen, dass Sie nicht alle Funktionen unserer Website nutzen können. Die Speicherdauer der Cookies ist abhängig von ihrem Verwendungszweck und nicht für alle gleich.

3.4.3.4. Widerspruchs-/Opt-Out-Möglichkeit
Die erläuterten Technologien können Sie durch eine entsprechende Cookie-Einstellung in Ihrem Browser unterbinden (vgl. auch 3.4.1).

3.4.4 Plug-ins
Wir setzen auf unserer Website auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO Plug-ins von Google ein, um unser Unternehmen hierüber bekannter zu machen. Der dahinterstehende werbliche Zweck ist als berechtigtes Interesse im Sinne der DSGVO anzusehen. Die Verantwortung für den datenschutzkonformen Betrieb ist durch deren jeweiligen Anbieter zu gewährleisten.

3.4.4.1 Verwendung von Scriptbibliotheken (Google Webfonts)
Um unsere Inhalte browserübergreifend korrekt und grafisch ansprechend darzustellen, verwenden wir auf dieser Website Scriptbibliotheken und Schriftbibliotheken wie z. B. Google Webfonts. Google Webfonts werden zur Vermeidung mehrfachen Ladens in den Cache Ihres Browsers übertragen. Falls der Browser die Google Webfonts nicht unterstützt oder den Zugriff unterbindet, werden Inhalte in einer Standardschrift angezeigt.
Der Aufruf von Scriptbibliotheken oder Schriftbibliotheken löst automatisch eine Verbindung zum Betreiber der Bibliothek aus. Dabei ist es theoretisch möglich – aktuell allerdings auch unklar ob und ggf. zu welchen Zwecken – dass Betreiber entsprechender Bibliotheken Daten erheben. Die Datenschutzrichtlinie des Bibliothekbetreibers Google finden Sie hier.

4. Empfänger außerhalb der EU
Mit Ausnahme der unter 3.4. dargestellten Verarbeitungen geben wir Ihre Daten nicht an Empfänger mit Sitz außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes weiter. Die unter 3.4. genannten Verarbeitungen bewirken eine Datenübermittlung an die Server der durch uns beauftragten Anbieter von Tracking- bzw. Targetingtechnologien. Diese Server befinden sich in den USA. Die Datenübermittlung erfolgt nach den Grundsätzen des sogenannten Privacy Shield sowie auf Grundlage sogenannter Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Eine Kopie dieser Standardver-tragsklauseln können Sie von uns erhalten. Hierfür senden Sie bitte einen Brief sowie ein frankiertes Rückkuvert an die unter Ziffer 2 angegebene Adresse.

5. Ihre Rechte
5.1. Überblick
Neben dem Recht auf Widerruf Ihrer uns gegenüber erteilten Einwilligungen stehen Ihnen bei Vorlie-gen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden weiteren Rechte zu:

• Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten persönlichen Daten gem. Art. 15 DSGVO,
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder auf Vervollständigung richtiger Daten gem. Art. 16 DSGVO,
• Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten gem. Art. 17 DSGVO,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten gem. Art. 18 DSGVO,
• Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO.

5.2. Widerspruchsrecht
Unter den Voraussetzungen des Art. 21 Abs. 1 DSGVO kann der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, widersprochen werden.
Das vorstehende allgemeine Widerspruchsrecht gilt für alle in dieser Datenschutz-Information beschriebenen Verarbeitungszwecke, die auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO ver-arbeitet werden. Anders als bei dem auf die Datenverarbeitung zu werblichen Zwecken gerichteten speziellen Widerspruchsrecht (vergleiche oben 3.3), sind wir nach der DSGVO zur Umsetzung eines solchen allgemeinen Widerspruchs nur verpflichtet, wenn Sie uns hierfür Gründe von übergeordneter Bedeutung nennen (z.B. eine mögliche Gefahr für Leben oder Gesundheit). Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, sich an die für den Verband der Historiker und Historikerinnen Deutschlands e.V. (VHD) zuständige Aufsichtsbehörde, zu wenden.

6. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten
Die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten bemisst sich anhand der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen). Regelmäßig beträgt diese Frist 3 Jahre (z.B. im Falle der regelmäßigen Verjährungsfrist von vertraglichen Ansprüchen) bzw. 10 Jahre (z.B. im Falle steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen). Nach Ablauf der Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind und/oder unsererseits kein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung fortbesteht.

7. Datensicherheit
Alle von Ihnen persönlich übermittelten Daten, einschließlich Ihrer Zahlungsdaten, werden mit dem allgemein üblichen und sicheren Standard SSL (Secure Socket Layer) übertragen. SSL ist ein sicherer und erprobter Standard, der z.B. auch beim Onlinebanking Verwendung findet. Sie erkennen eine sichere SSL-Verbindung unter anderem an dem angehängten s am http (also https://...) in der Adress-leiste Ihres Browsers oder am Schloss-Symbol im unteren Bereich Ihres Browsers.

Stand: Juni 2018

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